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Procesos

El Kaizen o el proceso de mejora continua

Existe un conjunto de metodologías en la logística que convienen ser conocidas y aplicadas, no sólo a la logística, sino a cualquiera actividad empresarial (profesional o corporativa).

De todas ellas, hoy voy a hablar del concepto japonés de "Kaizen"

No por ser un concepto que se ha desarrollado en la logística debe pensarse como un concepto exclusivo de esta disciplina.

Al contrario, es y debe ser aplicado a cualquier actividad económica cuyo objetivo final sea la generación de valor orientada al cliente; de modo que se puedan cubrir satisfactoriamente las expectativas (necesidades) de nuestros clientes, a los costes operativos más bajos posibles, permitiéndonos serlo  más competitivos posibles.

¿Cómo se consigue esto?

Conviene no precipitarse, primero tiene que quedarnos claro el concepto de Kaizen. Si no nos queda claro, jamás podremos sacarle el máximo potencial.

¿Qué es el Kaizen?

"Kaizen" es una expresión japonesa cuya mejor traducción a nuestra lengua sería hacerlo bajo la expresión de mejora continua. 

El hecho de que se utilice esta expresión japonesa, no tiene otro interés que el de haber sido esta cultura milenaria quien empezó a desarrollarla; una vez que el fabricante de automóviles Toyota la introdujo en los procesos productivos.

De ahí, que todo lo que sea relacionado con los procesos de calidad industrial, Toyota sea la referencia para el resto de fabricantes a nivel mundial.

Os resultará, cuanto menos curioso, como las líneas generales sobre las que se desarrolla este concepto son de Perogrullo. Entonces, ¿En dónde radica la importancia de este concepto?

Simplemente en que lo primero que hay que hacer para incorporar el Kaizén en nuestra actividad diaria radica en el cambio de mentalización: el Ser Humano, las personas, somos animales de hábitos; así que lo primero - y posiblemente lo más difícil- será adquirir el hábito de valorar si todas y cada una de las acciones desarrolladas son imprescindibles, si  de verdad aportan un valor adicional al resto de actividades desarrolladas en la empresa, ya bien sea en un ahorro en costes, en tiempo o un incremento de la calidad del producto o servicio final.

¿Cómo se puede aplicar el Kaizen en el Comercio Internacional?

El primer paso será identificar los indicadores clave de cada actividad o lo que en la jerga logística conocemos bajo el concepto de KPI (Key Performance Indicators) y hacer un seguimiento regular en el tiempo. Sólo así podremos tener una visión y valoración objetiva de la mejora continua conseguida.

Sólo podremos mejorar aquello que podamos medir. Y ¿Cómo puedo identificar a esos indicadores clave? Pues los que tenga claramentea asignados unos costes de tiempo,material, amortización de activos o mano de obra.

Una vez tenemos identificados los KPI, el siguiente paso será hacer un "scanner" a la empresa ¿Cómo?

En vertical, con cada actividad y en horizontal, con cada uno de los procesos que tengamos identificados.

Ante cada actividad y cada proceso deberemos desarrollar el hábito de preguntarnos: ¿Realmente esta actividad/proceso aporta valor? y si llegamos a la conclusión de que realmente aporta valor, el siguiente paso será preguntarse: ¿Puedo desarrollar esta actividad/proceso a menores costes (en tiempo, material, amortización de activos o mano de obra?

¿Quiénes, dentro de cada empresa, deben aplicar y desarrollar el Kaizen?

Podría pensarse que esta actividad estaría reservada a las mentes más privilegiadas. Nada más lejos. 

Si hay alguien dentro de la empresa que puede informar acerca de las actividades y de los procesos que en ella se desarrollan son precisamente los que cada día están inmersos en cada una de esas mismas actividades y procesos:¡Los empleados!

¿Acaso soy la única persona que ha oído criticar a un empleado acerca de lo absurdo de tal o cual tarea que le encarga hacer su jefe? Habrá ocasiones en que "el jefe" podrá tener sus motivos, pero son mayoría en las que el operario tiene un conocimiento más cabal.

Precisamente por eso, en la aplicación y desarrollo del Kaizen, desde hace décadas; las empresas japonesas (y algún que otro banco en España) vienen promocionando de forma interna las GM o Grupos de Mejora.  Consisten en promocionar que los empleados se reunan en horas extra laborales y la empresa les remunera a modo de "paga extra mensual" bajo la condición de que se aporten propuestas que sí sean una mejora de la productividad.

¿Alguien más puede contribuir a la aplicación y desarrollo del Kaizen en el Comercio Internacional?

¡Los clientes! Sí, lo sé; y ya lo he comentado nada más empezar este artículo, es de Perogrullo: ¿Quién mejor puede valorar lo acertado o no de nuestros productos o servicios sino aquél que es el destinatario de los mismos?

Las empresas y despachos de profesionales deben adquirir el hábito de pasar regularmente un cuestionario de calidad a sus clientes. Ellos, nuestros clientes, si son los que en definitiva tienen la última palabra, ¡¿Cómo no vamos a interesarnos por su opinión?!

Estos cuestionarios deberán ser elaborados concienzudamente, centrándose en aquellos aspectos clave en la toma de decisión (precio, envase o envoltorio, portabilidad, plazos de caducidad, disponibilidad, plazos de entrega, etc)

Si hablamos de servicios, uno de los aspectos que todavía me siguen sorprendiendo, es comprobar la falta de costumbre en España de pasar un simple test de satisfacción cuando uno ha finalizado alguna jornada de formación. Es mucha y muy valiosa la información que puede recogerse de un simple test: Idoneidad del contenido respecto de las espectativas del curso, estructura del mismo, duración del curso, claridad expositiva del docente, si el material es suficiente o no, sugerencias,...)

 

 

 


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